Historische Vereniging Zweeloo

Notulen ledenvergadering 16 februari 2017

Notulen van de Algemene Vergadering van de Historische Vereniging Zweeloo, gehouden op woensdag 15 februari 2017.

Aanvang: 20.00 uur in Hotel Café Restaurant Hegen te Wezup.

Er zijn 26 leden aanwezig, inclusief de bestuursleden. Voorzitter van de vergadering is Egbert Hidding. Notulen worden gemaakt door de secretaris Dick de Kleuver.

  1. Opening en vaststellen agenda
    Namens het bestuur heet Egbert Hidding de aanwezigen van harte welkom. De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld.
  1. Mededelingen

Afwezig met kennisgeving: Aad van Dullemen.

Egbert deelt mee dat op de agenda bij het punt bestuursverkiezing staat dat de bestuursleden Harm Tiemens en Roelof Schuiling willen aftreden. Er zijn geen andere kandidaten aangemeld en om te voorkomen dat er 2 vacante zetels ontstaan, hebben de beide bestuursleden besloten voor de periode van 1 jaar aan te blijven.

Egbert roept leden op zich aan te melden voor het bestuur. Bovendien zijn er mensen nodig voor het digitaliseren van foto’s en het beschrijven daarvan voor de plaatsing op het internet via het Drents Archief.

Verder meldt hij dat er in maart een lezing is georganiseerd over innovatief vervoer, te houden door Jan Bos. In het najaar komt er een lezing over de ruilverkaveling. De kans bestaat dat er zeer binnenkort een archeologie-excursie zal worden gehouden . Daarvoor zullen mensen die op de wachtlijst staan eerst benaderd worden.

Tot slot kondigt Egbert de expositie die dit jaar gehouden zal worden aan, met als onderwerp “Onderwijs”.

  1. Notulen van de Algemene ledenvergadering van 11 februari 2016

Er zijn geen op- of aanmerkingen. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.

  1. Jaarverslag
    Naar aanleiding van het jaarverslag meldt Egbert dat er gezocht wordt naar extra archiefruimte in de gemeente. Geert Kwant vertelt dat er misschien mogelijkheden zijn bij het te bouwen utiliteitsgebouw bij het zwembad. Eveneens naar aanleiding van de notulen wordt gemeld dat de dorpskernavond in Benneveld, georganiseerd door de buurtvereniging De Naobers en de HVZ een succes was: grote opkomst, een goed verhaal van Koop Bos, leuke dia’s van Benneveld en een levendige gesprek aan het eind. De buurtvereniging had de aankleding goed verzorgd. De volgende dorpskernavond zal in Wezup plaatsvinden, waarschijnlijk in het najaar.

Het jaarverslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

 

  1. Financieel Verslag
    Het financiële verslag over 2016 (staat van baten en lasten en de balans) wordt op een scherm geprojecteerd en uitgebreid toegelicht door de penningmeester Roelof Schuiling.

De staat van baten en lasten laat een klein tekort zien van € 96,92. De contributie-inkomsten bevatten ook gelden uit 2015 en vooruitbetaalde bedragen uit 2017. De subsidie van € 750 van de VTRB zijn gebruikt voor een fotoscanner, printer, en verlichting van de Waog. Er is nog een toezegging van de RABO-bank van € 560. Bij de uitgaven wordt gemeld dat er gezocht wordt naar het verlagen van de drukkosten van het periodiek. De post activiteiten bevat ook de uitgaven van de investeringen, zoals hiervoor genoemd werden.

Bij de balans (totaal € 11.684,73) is, ondanks het negatieve resultaat het kapitaal van de vereniging gestegen met € 330,-. De nog te ontvangen subsidie € 562,- is hier wel bij de activa opgenomen. Door het op peil brengen van de reservering inventaris is het mogelijk in de toekomst vervangingen te doen van apparatuur.

Jan Sijssens vraagt naar het beleid inzake achterstallige contributies. Na een schets van de handelingen die verricht worden om de gelden alsnog binnen te krijgen wordt geconcludeerd dat er sneller tot royement moet worden overgegaan. Nu duurt het 2 jaar alvorens hiertoe besloten wordt. Dat zou 1 jaar moeten worden. Egbert zegt toe dit in het bestuur te bespreken.

Roelof laat door een investerings- en afschrijvingsbegroting zien hoe het verloop is van de bedragen voor de aanschaf en het sparen voor vervanging van de apparatuur.

  1. Kascontrolecommissie

De kascommissie, bestaande uit Roelof Kroeze en Riekus Ruinemans, heeft de boekhouding en jaarrekening van 2016 gecontroleerd en in orde bevonden. Zij spreken van een nauwkeurige administratie. De jaarrekening geeft een getrouw beeld van het financiële reilen en zeilen van de vereniging. De kascommissie stelt voor het bestuur (en daarmee de penningmeester) decharge te verlenen. De vergadering gaat akkoord. De commissie wordt bedankt voor haar werk.

Roelof Kroeze verlaat de kascommissie en wordt door het bestuur bedankt voor zijn bijdrage. Jan Reinders, die vorig jaar als reserve lid van de kascommissie was gevraagd, wordt door de vergadering benoemd in de functie van lid van de kascommissie. De kascommissie bestaat hiermee uit Riekus Ruinemans en Jan Reinders. Geert Kwant wordt bereid gevonden reserve-lid van de kascommissie te zijn.

  1. Begroting 2016

Ook de begroting wordt toegelicht door Roelof Schuiling. De begroting behoeft goedkeuring voordat het bestuur de geplande uitgaven kan doen. Het ledental daalt licht, waardoor de contributie-inkomsten eveneens dalen. Ook de sponsoring staat onder druk. Voor het kopieerapparaat wordt € 1000 verwacht van de VTRB. De huidige kopieermachine is gemeenschappelijk eigendom van de HVZ en het Frensenhoes. Wat daar nu mee moet gebeuren zal onderwerp zijn van overleg met het Frensenhoes.

De afschrijving is dit jaar hoger, maar zal daarna weer € 300 bedragen.

De vergadering gaat akkoord met de gepresenteerde begroting.

  1. Statutenwijziging

De tekst van de voorgestelde statutenwijziging wordt doorgenomen. Naast de noodzakelijke wijzigingen (gemeente is Coevorden, bedragen in euro’s en het kalenderjaar als boekjaar) is het voorstel de ANBI-status bij de belastingdienst te verwerven. Daarvoor is een statutenwijziging nodig, zoals getoond.

Boudewijn Chorus vraagt zich af of de BTW teruggevraagd kan worden. Bert Wubs licht toe dat er daarnaast ook BTW moet worden afgedragen bij verkopingen. Al met al is de regeling voor Het Frensenhoes gunstig.

De vergadering gaat unaniem akkoord met de wijzigingen. Omdat er slechts 26 van de 441 leden aanwezig zijn, is er geen rechtsgeldig besluit mogelijk. Daartoe zal een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen en wel op 8 maart 2017. Indien er dan ook niet de helft van het aantal leden aanwezig is, kan toch een rechtsgeldig besluit worden genomen (als tenminste 2/3 van de dan aanwezigen instemt). De uitnodigingen zullen komende week worden verstuurd.

  1. Bestuurszaken

Zoals eerder gemeld zijn er geen andere dan door het bestuur voorgestelde kandidaten voor het bestuur. Volgens rooster zijn aftredend en herkiesbaar Bea Kool en Ton van den Oever. Zij woorden bij acclamatie opnieuw benoemd als bestuurslid.

Hoewel in de aankondiging van de algemene ledenvergadering gemeld werd dat Harm Tiemens en Roelof Schuiling af zouden treden, hebben zij zich bereid verklaard een jaar aan te blijven als bestuurslid. Ook zij worden bij acclamatie herbenoemd.

  1. Overige mededelingen

De voorzitter uit zijn respect voor het werk van de redactie (Fokko Kuipers en Henk Reinds) van ‘Oet ’t Carspel Sweel’. Hij bedankt de sponsoren en ook HRC Hegen en De Spil voor de gastvrijheid voor onze activiteiten.

Bijzondere aandacht vraagt hij voor het feit dat Fokko Kuipers voor de 25e keer het programma na de pauze verzorgd heeft. Dat programma bestaat altijd uit prachtige selecties van fotomateriaal van de (voormalige) gemeente Zweeloo. Egbert onderstreept de dank hiervoor met een attentie.

  1. Rondvraag en sluiting

Judith van Goor vraagt aandacht voor de krappe bezetting van de redactie en spoort aan dit op te lossen. Zij denkt o.a. aan een oproep in de nieuwsbrief. Harm Tiemens vraagt onderwerpen aan te reiken voor een boek over de geschiedenis. Er zijn al ideeën bijvoorbeeld: ontwikkelingen na de oorlog, industrieel- en economisch erfgoed. Het CHCP (cultureel-historische projecten Coevorden) heeft hiervoor budget beschikbaar.

Omdat er verder geen vragen zijn, sluit Egbert Hidding de vergadering.

Na de pauze werden dia’s vertoond van het dagelijks leven op het land, in het dorp en in de boerderij. Het waren prachtige beelden. De presentatie was opnieuw door Fokko Kuipers samengesteld en gepresenteerd door Judith van Goor.

Voor de quiz, die aan deze diapresentatie verbonden was, waren prijzen beschikbaar gesteld door Bakkerij Kuijer en COOP Weggen. De  vragen waren ook nu weer lastig: niemand had alles goed. Maar ook met minder goede antwoorden was het een leuke afsluiting van de jaarvergadering.


Agenda