Historische Vereniging Zweeloo

Notulen (concept)

Notulen van de Algemene Vergadering van de Historische Vereniging Zweeloo, gehouden op woensdag 13 februari 2019. Aanvang: 20.00 uur in Hotel Café Restaurant Hegen te Wezup.

Er zijn 31 leden aanwezig, inclusief de bestuursleden. Voorzitter van de vergadering is Egbert Hidding. Notulen worden gemaakt door de secretaris Dick de Kleuver.

  1. Opening en vaststellen agenda
    Namens het bestuur heet Egbert Hidding de aanwezigen van harte welkom. Hij kondigt aan dat bij de bestuursverkiezing de naam van Gert Jan Ponstein moet worden toegevoegd als kandidaat, maar dat er zich een moeilijkheid voordoet die bij punt 8 zal worden toegelicht.

De agenda wordt verder zonder wijzigingen vastgesteld.

  • Mededelingen

Egbert doet de volgende mededelingen:

  1. Het is een bijzonder succesvol jaar geweest dankzij de inzet van de vrijwilligers en de bijdragen van de sponsoren. Hij dankt hen daar nadrukkelijk voor.
    1. Ook de belangstelling bij de 4 lezingen die werden gehouden was met een gemiddelde van 25 à 30 niet slecht. Datzelfde gold voor de belangstelling voor de expositie “Onderwijs in de gemeente Zweeloo”, die met een jaar was verlengd vanwege de vele positieve reacties. Deze expositie is inmiddels ontmanteld. Een werkgroep zal op korte termijn bijeenkomen voor het inrichten van een nieuwe tentoonstelling. Daarbij zullen de voorwerpen die de vereniging in bezit heeft worden getoond, eventueel aangevuld met beelden van “Het Zuidenveld”.
    1. Inmiddels zijn erdorpskernavonden gehouden in Benneveld, Wezup en Aalden. Eind van deze maand (28 februari) is het de beurt aan Meppen. Dit vindt plaats in de Mepperdennen in samenwerking met De Lang Möpper.
    1. Op 13 maart is er een lezing georganiseerd over de Etstoel in Drenthe. Paul Brood (bekend van de Etstoel-evenementen in Anloo) zal deze lezing verzorgen. De lokatie is De Spil in Zweeloo.
    1. Tot slot vertelt Egbert over de vele pogingen om bestuursleden te vinden. Het is lastig om mensen daarvoor te vinden: er wordt ook door veel verenigingen in dezelfde vijver gevist. Gelukkig kunnen er vanavond 2 nieuwe bestuursleden worden gekozen, maar meer gegadigden zou beter zijn.
  • Notulen Algemene ledenvergadering van 14 februari 2018.

Er zijn geen op- of aanmerkingen. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.

  • Jaarverslag
    Het jaarverslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

De voorzitter dankt de secretaris voor het nauwkeurig werk dat geleverd is.

  • Financieel Verslag

Het financieel verslag over 2018 wordt op een scherm geprojecteerd en uitgebreid toegelicht door de penningmeester Roelof Schuiling.

  1. De resultatenrekening 2018laat een tekort zien van € 1.286,91.Het bedrag inkomsten contributie lijkt hoog, maar wordt veroorzaakt door vooruitbetaalde (voor het jaar 2019) contributie. De subsidie is dit jaar € 0,- omdat er geen aanvraag is ingediend. Eerder waren dat aanvragen voor de aanschaf van apparatuur. Nu moeten we sparen (afschrijving inventaris) om de apparatuur te zijner tijd te kunnen vervangen, want daarvoor is geen subsidie meer te verkrijgen. Wordt er geen rekening gehouden met de reserveringen, dan zou er een positief resultaat geboekt zijn.

Op de vraag waarom de redactiekosten zo hoog zijn is het antwoord dat er tot 2 maal toe meer bladzijden nodig waren om interessante artikelen in hun geheel te kunnen plaatsen. Dit zijn uitzonderingen.

  • In debalans per 31 december 2018 (totaal € 12.531,81) zijn aan de rechterkant duidelijk de reserveringen te zien, zoals bij de resultatenrekening is besproken. Ook de andere posten worden toegelicht.

Op de vraag wat verstaan moet worden onder “te ontvangen bedragen van derden” is het antwoord dat hier bijvoorbeeld achterstallige contributie kan worden geboekt: het is geld waar de vereniging recht op heeft.

  • Kascontrolecommissie

De kascommissie, bestaande uit Jan Reinders en Geert Kwant, heeft de boekhouding en jaarrekening van 2018 gecontroleerd en in orde bevonden. De kascommissie stelt voorhet bestuur (en daarmee de penningmeester) decharge te verlenen.De vergadering gaat akkoord.Egbert dankt de commissie voor haar werk.

Jan Reinders treedt af als lid van de kascommissie en wordt door het bestuur en de vergadering bedankt voor zijn werk. Jan Waninge had zich vorig jaar bereid verklaart reserve-lid te willen zijn, maar is verhuisd en geen lid meer. Gelukkig is Frans Brandwagt uit Wezup bereid om toe te treden tot de  kascontrolecommissie. De vergadering benoemt hem met een applaus.

Om toch weer een reserve-lid aan te wijzen vraagt Egbert de vergadering wie dat wil doen. Zijn vraag heeft succes: Mientje Harmsen toont zich bereid. Aldus wordt besloten.

  • Begroting 2019

Ook de begroting wordt toegelicht door Roelof Schuiling. De inkomstenkant is weinig verrassend. De verenigingskosten zijn t.o.v. de begroting 2018 iets verlaagd. De kosten voor het periodiek moesten worden verhoogd i.v.m. de verhoging van de BTW. Omdat de verlichting van de Waog moet worden verbeterd, is het bedrag voor “activiteiten”met € 500,- verhoogd. De reservering voor het uitgeven van het boek over de geschiedenis van Zweeloo betreft het bedrag dat de vereniging moet investeren.

Per saldo wordt een tekort verwacht van  € 1.136,-.

Op de vraag of de geschatte inkomsten voor verkopen niet te hoog is, is het antwoord dat er nog boeken verkocht worden die niet meer op de balans staan. Het is geen substantieel bedrag.

De vergadering stelt de begroting vervolgens vast.

  • Contributieverhoging

Uitgaand van de toelichting die op de agenda staat en de zorg van het bestuur dat er zonder een contributieverhoging een probleem ontstaat, wordt het voorstel om de contributie te verhogen met € 2,-, aan de vergadering voorgelegd. Er blijkt geen bezwaar tegen deze verhoging. Aldus wordt besloten.

  • Bestuurszaken

Zoals gemeld is Gert Jan Ponstein bereid gevonden tot het bestuur toe te treden, maar hij is, om medische redenen, niet direct beschikbaar. Hij zal de functie van penningmeester op zich nemen. Roelof Schuiling is bereid, tot Gert Jan beschikbaar is, het penningmeesterschap waar te nemen, ondanks dat hij geen bestuurslid meer is.

De vergadering stemt in met deze constructie.

Aftredend volgens rooster zijn Egbert Hidding, Fokko Kuipers en Roelof Schuiling. Eveneens aftredend zijn Madeleine Beaumont en Dick de Kleuver. Herkiesbaar zijn Egbert en Fokko.

Egbert memoreert de enorme inzet gedurende 12 jaren van Roelof Schuiling, zoals het penningmeesterschap, de door hem verzorgde lezing, de bijdrage aan de exposities. En zelfs demissionair kunnen we op hem rekenen. Roelof krijgt applaus van de vergadering en bloemen.

Ook spreekt hij Dick de Kleuver toe. Dick heeft aangegeven dat hij wil aftreden om tijd voor andere zaken te hebben. Dat wordt gerespecteerd, maar ook betreurd omdat daarmee een punctuele secretaris weggaat. Ook hem valt het applaus en de bloemen ten deel.

Madeleine Beaumont was geen lid van het kernbestuur, maar heeft zich altijd zeer betrokken getoond. Niet alleen in de verzorgende taken, maar bij ledenwerving, tentoonstellingen, externe overleggen en dergelijken.Opnieuw: applaus en bloemen.

De voorzitter is blij dat Fokko, bestuurder van het eerste uur, zich herkiesbaar heeft gesteld. Gedurende de ruim 30 jaar in het bestuur is hij de stabiele factor.

Ton van den Oever neemt het woord en is blij dat ook Egbert herkiesbaar is. Hij bleek in de afgelopen periode een wervende persoonlijkheid en een uitstekend voorzitter.

De benoeming van Egbert en Fokko gebeurt bij (warme) acclamatie.

Jan Brinks is al enige tijd actief als kandidaat bestuurslid. Bijna wordt vergeten dat hij officieel benoemd moet worden. Dat gebeurt, samen met de benoeming van Gert Jan Ponstein, met een applaus door de vergadering.

  1. Rondvraag en sluiting

Niemand maakt gebruik van de rondvraag.

Om 20.55 uur sluit Egbert Hidding, na enkele huishoudelijke mededelingen de vergadering.

Na de pauze worden, als afsluiting van de jaarvergadering,dia’s vertoond van Het Zuidenveld vanaf 1920. De diaserie is gemaakt door Fokko Kuipers en wordtgepresenteerd door Judith van Goor.

Voor de quiz,die aan deze diapresentatie verbonden was, waren prijzen beschikbaar gesteld door Bakkerij Kuijer, COOP Weggen


Agenda

  • Er zijn geen gebeurtenissen